Для многих уничтожение документов – это не та операция, которой нужно уделять много внимания. Мол, скомкал бумажку и выкинул в мусорную корзину. А между тем, такое легкомыслие может грозить компании большими финансовыми потерями: бумажка может перекочевать из корзины в руки конкурентов, а уж они знают, что делать с полученной информацией. Некоторые компании подходят более осмысленно к утилизации бумаг: приобретают офисный шредер (измельчитель бумаги). Однако офисная техника не в состоянии обеспечить тот уровень измельчения, при котором восстановить исходный документ будет невозможно. Офисный шредер образует достаточно широкие полоски, которые с помощью специальных программ нетрудно объединить в один документ.
Все это приводит к тому, что уничтожение документов необходимо осуществлять на специальном дорогостоящем оборудовании, покупать которое руководители не спешат. Зато такая техника (а также архивные хранилища и охрана) есть в распоряжении фирм, специализирующихся на утилизации бумаг. Как в таких фирмах проводится уничтожение документов? Существует два основных способа: термическая обработка и шредирование. Термическая обработка (сжигание) пригодна для самых разных носителей: для бумаг, дисков, пластиковых карточек и т.д. А вот шредирование применимо только для бумаг. Специализированные фирмы используют промышленное оборудование для утилизации: прессы, шредеры, высокотемпературные печи и т.д.
Отдельные компании недоверчиво относятся к варианту измельчения и предпочитают сжигать бумаги. А между тем, уничтожение документов путем измельчения в промышленном шредере – это не менее надежный способ избавиться от устаревшей информации. К тому же он очень экологичен, т.к. измельченную и спрессованную бумагу затем можно использовать как вторсырье. Естественно, этот вопрос согласовывается с заказчиком заранее. Если заказчик опасается, что фирма, предлагающая уничтожение документов, может использовать полученную информацию в своих целях, он может присутствовать при проведении этой операции. Таким образом, он сможет быть уверенным в том, что все данные утилизированы.
Что такое архив уничтожения документов и зачем он нужен
Как уже было сказано выше, специализированные компании имеют в своем распоряжении оборудованные хранилища. Архив уничтожения документов – это то место, где «ждут» утилизации бухгалтерские, кадровые, уставные и прочие документы. Все бумаги хранятся в износоустойчивых боксах при определенной температуре и под постоянной охраной. Доступ к ним имеет ограниченный круг лиц, список которых предоставляется заказчиком еще на этапе заключения договора. Перед тем, как бумаги сдаются на хранение, их тщательно сортируют, описывают, маркируют штрих-кодами и только после этого размещают в хранилище. Часть этих операций заказчик может взять на себя (в частности, сортировку, опись и т д.). Кроме того, он может присутствовать при их выполнении. Архив уничтожения документов хранит бумаги в течение определенного срока. По его истечении документы утилизируются и восстановлению не подлежат.
Сегодня доступен и вариант внутриофисного хранения деловых бумаг. Это значит, что архив уничтожения документов (специальные боксы) устанавливается непосредственно в офисе компании. Ключи от боксов есть только у сотрудников фирмы-исполнителя. После того, как пространство бокса заполняется потерявшими актуальность документами, его изымают и отвозят на территорию специализированной фирмы. Там все вышеперечисленные операции повторяются. Таким образом, хранение и уничтожение документов имеет огромное значение в сохранности конфиденциальной информации. С одной стороны, нет необходимости обзаводиться собственным оборудованием и дополнительными площадями, а с другой – можно контролировать все мероприятия по хранению и уничтожению.